Parfois, il y a des périodes où on a l’impression que le travail n’avance pas, et qu’on perd ses journées à ne rien faire. Si ça vous arrive, c’est sûrement parce que votre organisation a des failles. Et ce qui compte au travail, ce n’est pas le temps passé mais la qualité et la valeur ajoutée de ce qu’on a produit. Voici nos conseils qui vont vous permettre d’optimiser votre productivité tout en gagnant des heures de travail , quels que soient les objectifs que vous vous fixez !
Faire un point de la stratégie actuelle
Avant de mettre en place des méthodes et astuces, il est nécessaire de faire un point sur votre stratégie actuelle (personnelle et de l’entreprise). Pensez aux logiciels que vous utilisez, à vos plannings, votre méthode de travail, etc.
Créer un bon environnement de travail
Pour ça, le confinement a servi d’exemple. Combien d’entre nous n’ont pas eu le temps ou même la possibilité d’avoir un espace et un PC dédié au travail ainsi qu’une connexion internet stable ? Et si c’était le cas pour vous, vous savez à quel point l’inconfort mène à l’improductivité. Au travail, c’est la même chose : vous devez vous créer un environnement de travail qui vous satisfait et qui limite les distractions.
Autant le matériel que vous utilisez que les éléments de votre bureau : votre chaise qui vous fait mal, votre PC trop lent ou les dossiers importants au coin de la table; vous devez éliminer toutes les choses parasites à votre travail. Être distrait pendant une période de travail de plusieurs heures vous rend beaucoup moins productif qu’un temps de travail fixe sans aucune distraction.
S’aider de méthodes de gestion de temps
Bien gérer son temps est sans doute la clé d’une bonne organisation afin d’améliorer sa productivité. 85% des Français sont touchés par la procrastination : le fait de tout reporter au lendemain. Et souvent, ce lendemain finit par devenir des jours voire des semaines plus tard… et même quand on en a conscience, c’est difficile d’arrêter de procrastiner. Mais vous devez lutter car céder à la procrastination, c’est passer des journées à ne rien faire.
Si vous avez du mal à gérer votre temps, voici plusieurs méthodes qui vous aideront :
- La loi de Pareto : cette loi, aussi appelée loi du 80-20, est une observation qui affirme que 80% des résultats viennent de 20% des causes. Par exemple, souvent dans les entreprises, 20% des clients rapportent 80% des bénéfices.
La loi de Pareto – Antoine Delers
Pour appliquer cette loi à la productivité, vous devez en comprendre le sens. Parmi toutes les tâches quotidiennes, la finalisation de 20% d’entre elles amènent 80% de vos résultats. Vous devez segmenter vos actions de la journée et définir quelles sont les tâches clés, et quelles sont celles qui peuvent être supprimées. Et d’ailleurs, pour reprendre l’idée que 20% de vos clients vous apportent 80% de vos bénéfices, vous devez aussi le prendre en compte lors de la répartition des tâches : vous devez concentrer davantage de temps sur ces 20% (bien sûr, vous ne devez pas laisser de côté les 80%. Vous devez comprendre pourquoi ils vous apportent moins et essayer d’augmenter leur rentabilité).
- La méthode “Avalez le crapaud” : dans son livre, Brian Tracy, écrivain canadien, nous livre la méthode Avalez le crapaud pour rendre ses journées de travail plus efficaces. Cette méthode tire son nom de l’expression de Mark Twain : “Qui doit avaler un crapaud ferait mieux de le faire le matin à la première heure”. En d’autres termes, listez ce que vous avez à faire chaque jour de la semaine et priorisez les tâches les plus importantes et fastidieuses en début de journée. Souvent, les gens arrivent au bureau, prennent leur café, lisent leurs e-mails ainsi que les nouveaux posts LinkedIn et ensuite, ils voient comment organiser la journée. Ils n’ont pas d’organisation pour prioriser leurs tâches, sauf que si vous laissez les tâches les plus chronophages pour la fin de journée, c’est-à-dire le moment où votre cerveau n’est plus focalisé sur le travail, vous ne produirez pas du travail de qualité.
Pour être encore plus efficace, prévoyez tout la veille. Le lundi, prévoyez tout ce dont vous aurez besoin pour traiter la tâche “crapaud” le lendemain matin. Plus de perte de temps et efficacité maximum !
- La technique Pomodoro est une technique qui permet de rester concentré et d’augmenter sa productivité. Elle consiste à rester concentré à 100% pendant 25 minutes sur une seule et unique tâche, puis ensuite de s’accorder un temps de pause. Cette méthode permettrait d’être toujours concentré pendant les périodes de travail car vous ne faites pas surchauffer votre cerveau pendant du temps où il n’est plus en capacité de se concentrer.
Comment appliquer la technique de Pomodoro ?
La technique recommande 25 minutes mais vous pouvez adapter les séquences de travail selon votre rythme et selon les activités en cours (qui parfois, nécessitent de ne pas être coupées au bout de 25 minutes). En moyenne, notre capacité maximale de concentration serait proche des 90 minutes. À 25 minutes, c’est le moment de concentration maximum et au bout de 75 minutes, vous commencez à vous déconcentrer. Lorsque vous enchaînez 4 sessions (du temps que vous aurez choisi), vous pouvez vous octroyer une pause plus longue (20 à 25 minutes pour des Pomodoro de 25 minutes). Planifiez les sessions sur un timer sur votre ordinateur pour être informé à la fin de chaque session et ne pas avoir à y penser.
Parfois, même quand on se focalise sur une seule activité sans aucun élément de distraction autour, c’est le cerveau qui s’en charge. Il y a des moments où vous pensez à trop de choses à la fois, et lorsque ça arrive durant des moments de concentration intense, ça a tendance à casser le rythme productif. Pour beaucoup, ça se produit lorsqu’ils lisent : ils se rendent compte au milieu de la page qu’ils ne savent pas ce qu’ils lisent car trop concentrés sur leurs pensées.
Malheureusement, il est parfois difficile de se détacher de ces pensées envahissantes. Pour rester concentré sur son travail, je vous conseille de garder une feuille à côté et de noter ces pensées pour qu’elles libèrent votre esprit.
S’imposer des échéances
Pour en revenir à la procrastination, vous devez vous imposer des échéances pour lutter contre : c’est le principe de la loi de Parkinson.
En clair, tout travail finit par occuper entièrement le temps qui lui est affecté. Si on dispose d’une semaine pour réaliser une tâche, on la réalisera en une semaine. Mais si on a deux semaines, on prendra 2 semaines pour réaliser la même tâche !
Source : CADREMPLOI
Ce principe pose un problème au sein du travail : si vous vous accordez 10 heures pour réaliser une tâche qui ne vous prendrait que 2 heures effectives, vous utiliserez vos 10 heures complètes pour la réaliser et vous perdrez ainsi 8 heures de travail productif. Et si à chaque tâche que vous commencez, vous y accordez 80% de temps inutile, vous manquerez de temps pour atteindre vos objectifs.
La solution : s’imposer des échéances courtes. Pas trop courtes pour ne pas passer votre temps à travailler sous la pression (même si on travaille souvent plus efficacement sous la pression, c’est plutôt néfaste sur le long terme), mais pas plus longues que ce que la tâche nécessite en temps. Ainsi, vous ne serez plus victime de procrastination et vous redeviendrez maître de votre temps.
Prioriser les choses importantes
Souvent, vous regardez votre to-do list de la journée (encore faut-il que vous l’ayez faite) et vous ne savez même pas par où commencer tellement vous avez des tâches à faire. Mais encore une fois, c’est le manque d’organisation qui bloque votre productivité. Ne pas savoir quoi faire, c’est se laisser indirectement la possibilité de faire les choses dans le désordre, de commencer une tâche et y revenir en fin de journée ou même de laisser des tâches importantes pour traiter des tâches secondaires.
Vous devez classer vos tâches selon leur ordre d’importance. Bien sûr, vous n’êtes pas à l’abri de recevoir une demande très urgente d’un de vos clients, alors laissez-vous une marge. Vous pouvez choisir de planifier quatre jours sur cinq (et laisser le dernier jour pour ce que vous n’avez pas eu le temps de faire), ou bien laisser une plage horaire dans la journée sans planification fixe.
Idem pour vos e-mails : très vite, notre boite mail devient ingérable à cause du nombre incalculable de mails qu’on reçoit quotidiennement. Quand elle est assez bien triée, vous pouvez les lire et les classer sans problème, mais lorsqu’elle déborde, ça donne encore moins envie de s’en occuper. Dans cette situation : priorisez ! Les mails qui ne nécessitent pas d’action directe peuvent être classés pour plus tard, et pour ceux qui reviennent souvent, vous pouvez préparer des réponses toutes faites. De cette façon, vous évitez d’être submergé par la quantité de messages et vous pouvez traiter les choses les plus importantes.
Automatiser
Dans une journée de travail de quelques heures, il est naturel de ne pas avoir le temps de tout faire. Vous pouvez déléguer, mais vous pouvez aussi utiliser des outils d’automatisation. Ils vont se connecter aux logiciels que vous utilisez déjà et vont vous donner la possibilité de rendre automatique certaines tâches quotidiennes et répétitives pour optimiser votre productivité.
Il y a suffisamment de logiciels d’automatisation disponibles sur le marché pour satisfaire le type de tâches que vous souhaitez rendre automatiques. Vous pouvez choisir d’utiliser des déclencheurs : par exemple, lorsqu’un prospect s’inscrit à une newsletter (l’élément déclencheur), il reçoit un e-mail de bienvenue (l’action automatisée).
Chez Stratonline, nous proposons un service d’automatisation d’une étape de la prospection commerciale de nos clients : cela leur permet de gagner des dizaines d’heures par semaine. Si vous souhaitez en savoir plus, c’est le moment de demander votre audit offert !
Apprendre à dire non
Apprendre à dire non est primordial au-delà même du désir d’optimiser votre productivité. Beaucoup d’entreprises acceptent tous leurs clients sans jamais dire “non”. Ces entreprises pensent peut-être bien faire : elles se disent qu’elles aident et servent tous ceux qui en ont besoin; elles ont peut-être peur de l’image qu’elles auraient si elles refusaient.
Cependant, c’est tout le contraire qui se produit : ne pas savoir dire “non” est néfaste pour une entreprise. En disant oui à tous vos clients, vous prenez le risque de :
- revenir sur votre “oui” initial et avoir l’embarras d’expliquer à votre client : “Désolé(e), mais finalement je ne peux pas, je ne suis pas en capacité de répondre à votre problème”.
- vous mettre dans des situations inconfortables où travailler pour ce client vous déplaît totalement car vos valeurs ne suivent pas avec les siennes par exemple
- et surtout, vous submerger de travail alors que vous n’êtes déjà pas en mesure de gérer vos projets actuels.
Vous devez apprendre à dire non pour vous faire passer en priorité.
Ainsi, il vous suffit de tester ces différentes méthodes pour voir lesquelles vous conviennent le mieux. Vous devez remettre en question toute votre activité pour savoir si vous optimisez suffisamment votre temps, si la tâche que vous avez traité en début de journée méritait-elle cette priorité ou si cette journée de travail vous amène vers vos objectifs… Et surtout, n’oubliez pas d’être indulgent avec vous-même. Il est normal de ne pas être productif à 100% tous les jours. Lorsque vous vous sentez moins productif, prenez une pause pour vous reposer et rester concentré.
